Kako napraviti plan dopune papirne galanterije u poslovnim objektima?

Plan dopune papirne galanterije u poslovnim objektima pravi se uz pomoć nekoliko koraka. To uključuje analizu potrošnje i određivanje rasporeda obilazaka. Takođe obuhvata definisanje minimalnih zaliha i dodelu odgovornosti licima zaduženim za dopunu papirnih ubrusa i toalet papira. Takav plan obezbeđuje da toalet papir, papirni ubrusi i sapun budu dostupni u svakom trenutku. Rezultat su manje hitnih dopuna i efikasnije održavanje.

Prema minrzs.gov.rs, poslodavci su u obavezi da zaposlenima obezbede odgovarajuće higijenske uslove na radnom mestu, uključujući redovno snabdevanje toaleta.

Ukoliko vas zanima šta je sve od papirne galanterije potrebno da bi jedan poslovni objekat dobro funkcionisao, pročitajte naš sveobuhvatni blog: Papirna galanterija: Kompletan vodič kroz vrste, sisteme i primenu

Šta treba da sadrži plan dopune papirne galanterije u poslovnim objektima?

Plan dopune papirne galanterije u poslovnim objektima treba da sadrži raspored kontrole dispenzera i procenu potrošnje. Takođe treba da uključi minimalne količine zaliha, odgovorna lica i procedure za naručivanje potrošnog materijala. Jasno definisani koraci omogućavaju pravovremenu dopunu. Oni takođe doprinose boljoj organizaciji rada i kontinuitetu higijene u poslovnom objektu.

Plan dopune papirne galanterije bi trebalo da sadrži i:

• proveru količine toalet papira pri svakom obilasku
• proveru papirnih ubrusa
• prijavu oštećenih ili neispravnih dispenzera
• prijavu smanjenih zaliha pre nego što dođe do nestašice

Plan dopune papirne galanterije u poslovnim objektima – Kako proceniti potrošnju?

Potrošnja papirne galanterije procenjuje se na osnovu:

• broja korisnika
• učestalosti korišćenja toaleta
• tipa objekta
• prethodne mesečne potrošnje papirnih ubrusa i toalet papira

Analiza ovih podataka omogućava preciznije planiranje nabavke i dopune čime se smanjuju nepotrebni troškovi i rizik od nestašice.

Kako odrediti koliko često treba dopunjavati dispenzere?

Učestalost dopune dispenzera zavisi od nekoliko faktora. To su broj korisnika, kapacitet dispenzera i intenzitet korišćenja objekta. U prometnim poslovnim objektima kontrole su često potrebne više puta dnevno. U manjim kancelarijama dovoljno je dopunjavanje jednom dnevno ili prema stvarnoj potrošnji.

Kako izračunati minimalne zalihe papirne galanterije?

Minimalne zalihe papirne galanterije izračunavaju se po formuli: prosečna dnevna potrošnja × broj dana do sledeće isporuke. Ovome se dodaje rezerva od 20 do 30% za neplanirano povećanje potrošnje ili kašnjenje isporuke.

Na primer, dnevna potrošnja iznosi 10 rolni toalet papira, uz isporuku na svakih 7 dana. U tom slučaju minimalna zaliha iznosi 70 rolni. Uvećana za rezervu, ona iznosi od 84 do 91 rolnu.

Koliko se dnevno potroši toalet papira u listićima u firmi sa 100 zaposlenih?

Jedno pakovanje toalet papira u listićima sadrži 200 listića. Firma sa 100 zaposlenih prosečno potroši oko 9 pakovanja dnevno kada se papir koristi kontrolisano u dispenzerima. Bez dispenzera potrošnja može porasti na oko 13,5 pakovanja dnevno. Razlog je veći broj uzetih listića po korišćenju.

Potrošnja toalet papira zavisi od navika korisnika, ali i od načina izdavanja papira. Dispenzeri ograničavaju količinu papira koja se uzima jednim potezom. Kod otvorenih pakovanja često se uzima više listića nego što je potrebno.

Pretpostavke proračuna:

• 100 zaposlenih
• prosečno 3 odlaska u toalet dnevno po osobi
• jedno pakovanje sadrži 200 listića

Koliko se dnevno potroši papirnih ubrusa u firmi sa 100 zaposlenih?

Jedno pakovanje složivih papirnih ubrusa sadrži 200 listića. Firma sa 100 zaposlenih prosečno potroši oko 3 pakovanja dnevno kada se ubrusi koriste kroz dispenzere. Bez dispenzera potrošnja može porasti na oko 6 pakovanja dnevno. Razlog je što korisnici uzimaju više ubrusa nego što im je potrebno.

Način izdavanja papirnih ubrusa značajno utiče na ukupnu potrošnju. Dispenzeri omogućavaju kontrolisano izdavanje jednog ili dva ubrusa. Otvorena pakovanja često dovode do nepotrebnog rasipanja.

Pretpostavke proračuna:

• 100 zaposlenih
• prosečno 3 pranja ruku dnevno po osobi
• jedno pakovanje sadrži 200 složivih ubrusa

Tabela: Primer plana dopune papirne galanterije

Od čega zavisi učestalost dopune papirne galanterije?

Učestalost dopune zavisi od nekoliko faktora. To su broj zaposlenih i posetilaca, raspored toaleta, vrsta dispenzera, intenzitet korišćenja objekta, kao i vrsta papirne galanterije. Što je veći promet korisnika, to su kontrole potrebne češće. Pravovremena dopuna je tada još važnija za održavanje higijene.

Da li se papirni ubrusi troše brže od toalet papira?

Da, u većini poslovnih objekata papirni ubrusi troše se brže od toalet papira jer se koriste nakon svakog pranja ruku. Zbog toga dispenzere za ubruse treba kontrolisati češće, posebno tokom perioda najveće posećenosti.

Kada je potrebno obavljati dopunu tokom radnog vremena?

Ako se papirna galanterija potroši tokom dana, dopuna nakon završetka radnog vremena često nije dovoljna. U objektima sa velikim prometom korisnika potrebno je organizovati redovne dnevne obilaske. Njihova svrha je da se provere toaleti, zajedničke prostorije i stanje potrošnog materijala.

Koje su najčešće greške pri planiranju dopune papirne galanterije?

Najčešće greške su neredovne kontrole dispenzera i pogrešna procena potrošnje. Tu spadaju i nedovoljne zalihe, kao i dopuna tek kada papir nestane. Takav način rada povećava broj hitnih intervencija. On takođe dovodi do nezadovoljstva korisnika i nepotrebnih troškova održavanja.

Ko treba da bude odgovoran za dopunu papirne galanterije?

Za dopunu papirne galanterije najčešće su zaduženi zaposleni u održavanju higijene ili facility menadžment tim. Jasno definisana odgovornost i raspored obilazaka omogućavaju redovne kontrole. Oni takođe omogućavaju brže reagovanje na povećanu potrošnju i ujednačen kvalitet održavanja svih toaleta.

Kako napraviti raspored dopune papirne galanterije za različite tipove objekata?

Raspored dopune papirne galanterije treba prilagoditi vrsti objekta, broju korisnika i periodima najveće posećenosti. Poslovne zgrade, škole, zdravstvene ustanove i ugostiteljski objekti imaju različite potrebe. Zbog toga plan dopune treba zasnivati na stvarnoj dinamici korišćenja, a ne na istom rasporedu za sve.

Kako digitalno pratiti dopunu papirne galanterije?

Digitalno praćenje dopune papirne galanterije podrazumeva korišćenje kontrolnih lista, mobilnih aplikacija ili softvera za održavanje objekata. Pojedini pametni softveri imaju mogućnost praćenja zaliha u dispenzerima. Oni takođe mogu slati obaveštenja osoblju kada nivo potrošnog materijala padne na 30%. Evidencija obilazaka, potrošnje i dopuna olakšava planiranje nabavke. Ona omogućava bolju organizaciju rada i pomaže u smanjenju nepotrebnih troškova.

Iskustvo iz prakse: Poslovni centar sa više zakupaca u Nišu

Problem

Poslovni centar sa oko 250 zaposlenih i svakodnevnim posetiocima suočavao se sa čestim nestašicama toalet papira i papirnih ubrusa. Dopuna se obavljala tek nakon prijava korisnika. Zbog toga su pojedini dispenzeri ostajali prazni tokom radnog vremena.

Rešenje

Uveden je plan dopune koji je uključivao:

• obilazak toaleta tri puta dnevno
• definisane minimalne zalihe u magacinu
• odgovornu osobu za kontrolu i dopunu dispenzera
• evidenciju potrošnje po spratu

Rezultat nakon 3 meseca

• smanjen broj hitnih dopuna za 68%
• nije zabeležena nijedna nestašica papirne galanterije tokom radnog vremena
• bolje planiranje nabavke i manje viškova u magacinu
• kraće vreme potrebno za redovno održavanje toaleta

Plan dopune papirne galanterije u poslovnim objektima – FAQ

Kako sprečiti da dispenzeri ostanu prazni tokom radnog vremena?

Najbolji način je uvođenje redovnih obilazaka, praćenje potrošnje i dopuna pre nego što se dispenzeri isprazne. Kontrolne liste i unapred definisan raspored dopune dodatno smanjuju mogućnost propusta.

Kako voditi evidenciju o potrošnji papirne galanterije?

Evidencija se može voditi pomoću kontrolnih lista, Excel tabela ili softvera za održavanje objekata. Redovno beleženje potrošnje olakšava planiranje nabavke i optimizaciju zaliha.

Da li različiti tipovi objekata zahtevaju različit plan dopune papirne galanterije?

Da. Poslovne zgrade, škole, zdravstvene ustanove, hoteli i ugostiteljski objekti imaju različit broj korisnika i intenzitet korišćenja, zbog čega plan dopune treba prilagoditi potrebama svakog objekta.

Najbolje organizovani objekti ne razmišljaju o dopuni kada nestane papir. Razmišljaju o tome mnogo ranije. Upravo tu počinju profesionalna rešenja.

Prijavite se na LUU newsletter i budite u toku sa najnovijim ponudama.